Grabar tareas en lugar de escribir notas
RESUMEN
Cerrar las vacaciones del equipo antes de fin de mes, pedir presupuesto para una nueva centralita, inscribir a dos auxiliares en una formación.
EL DÍA A DÍA EN LA CONSULTA
Sala de espera llena, teléfono saturado.
Cuesta encontrar personal administrativo y auxiliar, y el trabajo no disminuye. Para coordinarse apenas queda tiempo.
El teléfono siempre comunica
Citas, recetas, consultas: la línea está siempre ocupada, y quien está en recepción hace malabares con el teléfono y los pacientes a la vez.
Poco personal para tanto trabajo
Si alguien falta, los demás tienen que cubrirlo. Turnos, sustituciones y vacaciones se convierten en un tema constante.
Acuerdos en el pasillo
Entre dos pacientes hay que aclarar algo rápido, y acaba en la mensajería privada porque es lo más rápido.
GUÍA
¿Está permitido usar WhatsApp en una consulta médica?
Actualizado:
Para comunicarse con pacientes o sobre pacientes: no es recomendable. Las autoridades de protección de datos suelen desaconsejarlo, y una filtración de datos de salud puede acarrear sanciones y reclamaciones. Para la organización interna sin ninguna referencia a pacientes la situación es otra, pero también ahí hacen falta reglas claras.
Secreto médico: hasta el nombre está protegido
El secreto médico está protegido por la ley en prácticamente todos los países y también obliga al equipo de la consulta. No protege solo diagnósticos e informes, sino ya el hecho de que alguien sea paciente de vuestra consulta. Un «El Sr. K. ha llamado, volverá a llamar» en la mensajería ya es delicado. Para WhatsApp esto significa: nada de contenidos de pacientes, tampoco nombres. Qué exige exactamente la normativa de confidencialidad médica de tu país te lo puede aclarar tu colegio profesional.
Datos de salud según el artículo 9 del RGPD
Además, los datos de salud forman parte de las categorías de datos especialmente protegidas según el artículo 9 del RGPD. Una aplicación de mensajería de consumo, que sincroniza agendas, funciona en móviles privados y puede guardar los chats en copias de seguridad en la nube, no ofrece para estos datos el control que necesita una consulta, independientemente del cifrado de los mensajes.
Alternativas para la comunicación con pacientes y entre profesionales
- —Mensajería y correo seguros certificados del sistema de salud de tu país: muchos sistemas sanitarios ofrecen canales propios para la comunicación segura entre consultas, servicios de atención domiciliaria, farmacias y hospitales, por ejemplo para informes médicos. Tu proveedor de software de gestión clínica o tu colegio profesional te puede decir qué soluciones existen para ti.
- —Funciones de comunicación de tu software de gestión de la consulta: muchos programas incluyen mensajería interna o envío seguro de documentos.
- —Para pacientes: cita online, petición de recetas y consultas a través de soluciones para consultas pensadas para ello y conformes con la protección de datos, en lugar de mensajería privada.
Chats internos del equipo
Para coordinarse dentro del equipo, muchas consultas usan aplicaciones de mensajería para equipos propias, que funcionan en dispositivos de la consulta y que gestiona el centro. Quien aun así use WhatsApp para la organización pura (turnos, entregas, citas de mantenimiento) debería mantener la regla sin excepciones: nada referido a pacientes, ningún nombre, ninguna foto de la sala de consulta.
De un vistazo
ORGANIZACIÓN SIN REFERENCIA A PACIENTES
- ✓Sustituciones y turnos
- ✓Entregas de material de consulta
- ✓Citas de mantenimiento y servicio técnico de equipos
- ✓Fechas de reuniones de equipo
- ✓Notas propias de la titular de la consulta
REFERENCIA A PACIENTES: NUNCA POR WHATSAPP
- ✕Nombres de pacientes
- ✕Informes, diagnósticos, resultados de laboratorio
- ✕Recetas, derivaciones, medicación
- ✕Fotos de pacientes o de documentación
- ✕Peticiones de llamada con nombre o motivo
Plantilla: regla para el chat de la consulta
Esta breve regla la podéis poner en la descripción del grupo del equipo o colgarla impresa en la sala de descanso:
Este chat es solo para la organización de la consulta: turnos, sustituciones, entregas, mantenimiento, reuniones de equipo. Nunca aquí: – Nombres de pacientes – Informes, diagnósticos, medicación – Fotos de la consulta con pacientes o documentación Todo lo que tenga que ver con pacientes va por [software de la consulta / canal sanitario seguro / teléfono]. Dudas a: [nombre]
DÓNDE ENCAJA SUMMARIZE.ONE
Para la organización de la consulta. Nunca para datos de pacientes.
Por Summarize.One no pasan datos de pacientes, tampoco en mensajes de voz. El bot tiene sentido para la organización interna sin referencia a pacientes y para las notas de voz de la titular o de la gerente de la consulta.
Pregunta de turnos del equipo
RESUMEN
No puede el jueves por la tarde, cambia con una compañera al viernes por la mañana. La recepción queda cubierta los dos días.
Se aplaza el mantenimiento
RESUMEN
Mantenimiento del esterilizador no el lunes, sino el miércoles a partir de las 7:30. Equipo fuera de servicio unas dos horas, acceso por la puerta trasera.
CÓMO FUNCIONA
Listo en 1 minuto.
- 01
Escribe «Hola» al bot
Basta un toque: el chat se abre con el mensaje listo.
Abrir en WhatsApp o +49 176 88215976 - 02
Reenvía un mensaje de voz
O graba una nota directamente en el chat.
- 03
Lee el resumen
En segundos: corto, medio o en viñetas.
Summarize.One
en línea
Hola 👋
¡Hola! Reenvíame un mensaje de voz y te lo resumo.
↪ REENVIADO · LISA
2:47
RESUMEN · 12 S
Lisa aplaza la cena al viernes a las 19 h. Tú tienes que llevar el vino.
RGPD
SERVIDORES EN LA UE
SIN GUARDAR CHATS
La privacidad es lo primero.
Nunca guardamos mensajes de voz ni resúmenes: solo se procesan y se eliminan justo después. No analizamos ningún contenido. La comunicación se cifra y lo que el servicio necesita se almacena en servidores de la UE.
WhatsApp en la empresa
Summarize.One no guarda nada, pero si WhatsApp es el canal adecuado para vuestros contenidos lo decide tu empresa. Qué hay que tener en cuenta lo explicamos en nuestra guía.
Guía: WhatsApp y RGPD →Las autoridades de protección de datos suelen desaconsejarlo. La propia confirmación de la cita revela que alguien es paciente de vuestra consulta y, por tanto, está cubierta por el secreto médico. Para eso, mejor usad la cita online, recordatorios por SMS desde vuestro software de gestión u otras soluciones previstas para ello.
El cifrado protege el contenido del mensaje durante la transmisión. No resuelve problemas como la sincronización de contactos, los metadatos, los dispositivos privados o las copias de seguridad en la nube. Para comunicarse con pacientes no basta.
Depende del país. Muchos sistemas de salud ofrecen mensajería o correo seguros certificados para profesionales sanitarios, por ejemplo para informes médicos y derivaciones. Tu proveedor de software de gestión clínica o tu colegio profesional te puede decir qué hay disponible.
No. Aunque Summarize.One no guarda los mensajes de voz, los datos de pacientes no pintan nada en WhatsApp ni en servicios complementarios. Usad el bot solo para la organización de la consulta sin referencia a pacientes y para vuestras propias notas.
Es posible, pero entonces tenéis poco control. Si lo permitís, con más razón: nada referido a pacientes en el chat. Mejor dispositivos de la consulta o una aplicación de mensajería para equipos gestionada por el centro.
Business cuesta 24,99 € por persona y mes o 249 € al año, IVA incluido, con créditos ilimitados, factura y contrato de encargo del tratamiento. Para probarlo, cada persona recibe 5 créditos gratis.
No. Los audios y los resúmenes solo se procesan y se eliminan justo después. No analizamos ningún contenido. Lo que el servicio necesita está en servidores de la UE.
Sí. Con el plan Business firmamos un contrato de encargo según el art. 28 del RGPD. Escríbenos a [email protected].
Todavía no directamente: estamos trabajando en ello. Pero puedes reenviar al bot cualquier audio de un grupo, uno por uno.
Cada persona escribe «Hola» al bot y puede empezar al momento. Para Business con factura, escríbenos cuántas personas sois y lo demás lo aclaramos por correo.
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