El informe de visita está listo antes de la siguiente cita.

Un informe de visita recoge lo que se habló en la reunión con el cliente y cómo sigue la cosa. Es la base de los presupuestos, del pipeline de la dirección comercial y de cualquier compañero que se haga cargo del cliente más adelante. Un buen informe de visita es breve, concreto y siempre termina con un siguiente paso.

¿Qué debe incluir un informe de visita?

• —Cliente, interlocutores y su papel (decisor, compras, usuario)
• —Fecha, tipo de visita (primera visita, seguimiento, reclamación) y motivo
• —Temas y productos tratados
• —Necesidad, cantidades, presupuesto y plazos, si se mencionaron
• —Objeciones y competencia: qué frena, quién más está en juego
• —Ambiente y valoración de la oportunidad
• —Siguiente paso acordado, con fecha y responsable

INFORME DE VISITA

Cliente: …
Interlocutor / papel: …
Fecha: …   Tipo: ☐ Primera visita  ☐ Seguimiento  ☐ Reclamación  ☐ Otro
Motivo de la visita: …

Temas / productos tratados:
– …

Necesidad (cantidad, presupuesto, plazos):
– …

Objeciones / competencia:
– …

Oportunidad: ☐ alta  ☐ media  ☐ baja
Valoración en una frase: …

Siguiente paso:
– Qué: …
– Quién: …
– Para cuándo: …

Notas internas (p. ej., para el equipo interno o técnico): …

Informe flojo frente a informe útil

La diferencia rara vez está en la longitud, sino en si otra persona puede seguir trabajando con el informe. Un ejemplo de la misma reunión:

El buen informe responde a las preguntas que, si no, harían el equipo interno y la dirección comercial: ¿quién decide?, ¿qué probabilidad hay?, ¿qué pasa ahora? Y recoge lo que se puede retomar en la siguiente visita.

Cómo conseguir que los comerciales hagan sus informes

Los informes de visita que faltan rara vez son falta de ganas. Son un problema de tiempo: el informe compite con la siguiente cita, el atasco y el final de la jornada. Más control sirve de poco. Lo que sirve es un camino más corto.

1. 01Al momento, no por la noche: el mejor momento para el informe es en el coche justo después de la cita. Los detalles y los matices aún están frescos.
2. 02Hablar en lugar de teclear: una nota de voz lleva dos minutos y no necesita portátil. Después puedes arrancar.
3. 03Pocos campos obligatorios: cliente, mensaje principal, siguiente paso. Todo lo demás suma, pero no es obligatorio.
4. 04Usar los informes, no solo recogerlos: cuando la dirección comercial los comenta en las reuniones y el equipo interno prepara presupuestos con ellos, el equipo ve que el esfuerzo merece la pena.
5. 05La plantilla en la cabeza: quien habla siempre en el mismo orden no necesita papel. La plantilla de arriba sirve también como guion para dictar.

¿Cómo llega el informe al CRM?

Muchos CRM tienen su propia app con dictado. En la práctica, fuera de la oficina a menudo no se usan: demasiados campos, inicio de sesión, mala cobertura. El camino pragmático tiene dos pasos. Primero dictar el informe y recibirlo en viñetas ordenadas; después copiarlas al CRM en un momento tranquilo: en el hotel, con un café o a la mañana siguiente. Lleva un minuto en lugar de diez, porque el texto ya está hecho.

Lo importante es que el informe no se quede en el móvil. Acordad en el equipo una norma sencilla, por ejemplo: todos los informes de visita de la semana están en el CRM antes del viernes a mediodía. Como las viñetas ya están hechas, deja de ser una tarea para la noche y se queda en un cuarto de hora de copiar y pegar. Y quien se haga cargo del cliente más adelante encontrará ahí todo lo que necesita para la próxima conversación.