Llega al candidato antes que la competencia.

Para muchos puestos operativos, WhatsApp es el camino más corto hasta el candidato: sin currículum elaborado, sin registrarse en un portal, solo un mensaje. Para que esta ventaja no acabe en caos necesitas un proceso claro, desde el primer contacto hasta el borrado de los datos.

El primer contacto: consentimiento y expectativas

1. 01Que el candidato escriba primero: lo más limpio es que el candidato inicie el chat, por ejemplo desde un número o un enlace en la oferta («Postúlate por WhatsApp»). Escribir en frío a números que no has recibido para este fin es delicado desde el punto de vista legal.
2. 02Confirmar al momento: un breve saludo automático en WhatsApp Business muestra que la candidatura ha llegado y explica los siguientes pasos.
3. 03Informar sobre privacidad: enlaza en el primer mensaje tu información de protección de datos para candidatos: quién trata los datos, para qué y durante cuánto tiempo.
4. 04Enviar las preguntas de una vez: en lugar de muchas preguntas sueltas, el candidato recibe la candidatura breve de abajo y puede responder a todo en un solo mensaje de voz.

La candidatura breve por WhatsApp

Siete preguntas bastan para una primera valoración en la mayoría de los puestos operativos. Guarda el texto como respuesta rápida en WhatsApp Business y adáptalo a cada puesto, por ejemplo con «¿Carné de carretillero?» o «¿Carné de manipulador de alimentos?»:

¡Gracias por tu interés en el puesto de [puesto] en [ciudad]!

Para poder contestarte rápido, responde brevemente a estas preguntas; lo más fácil es con un mensaje de voz:

1. ¿Cómo te llamas?
2. ¿Dónde vives? (ciudad o código postal)
3. ¿Tienes carné de conducir? ¿De qué tipo? ¿Otros carnés (p. ej., carretillero)?
4. ¿Qué experiencia tienes en este ámbito?
5. ¿Desde cuándo puedes empezar?
6. ¿Puedes trabajar a turnos? (mañana / tarde / noche / fin de semana)
7. ¿Qué salario esperas?

Te respondemos en menos de 24 horas.
Información sobre protección de datos: [enlace]

Con qué rapidez deberías responder

Lo antes posible, idealmente el mismo día. Los candidatos a puestos operativos rara vez esperan días una respuesta: aceptan el siguiente puesto que les encaje. Un objetivo realista: cada candidatura recibe una primera respuesta personal en pocas horas, y los candidatos adecuados, una llamada o una propuesta de cita. Lo que te frena rara vez es la decisión, sino la revisión.

Del chat al contrato: el proceso en cuatro pasos

1. 01Revisar: leer o escuchar la candidatura breve y clasificarla en tres grupos: encaja, quizá encaja, no encaja.
2. 02Pasar los datos: llevar lo más importante a tu sistema de gestión de candidatos o a la lista de candidatos, para que todo el equipo tenga la misma información.
3. 03Responder: llamar a los candidatos adecuados o proponerles una cita, aclarar los «quizá» con una pregunta y dar una respuesta breve a los demás.
4. 04Hacer seguimiento: quien no responde en un día recibe un recordatorio amable; muchos candidatos contestan después del turno.

Escribe corto y sencillo. Muchos candidatos leen tus mensajes en el móvil entre dos tareas, y algunos hablan español como segunda lengua. Frases cortas, un claro «¿qué pasa ahora?» y la indicación de que los mensajes de voz son bienvenidos bajan mucho la barrera.

Protección de datos: datos de candidatos y plazos de borrado

Los datos de los candidatos son datos personales, y el RGPD también se aplica en el chat. Algunos principios que funcionan bien:

• —Pregunta solo lo que necesitas para el puesto: las preguntas sobre religión, salud o planes familiares no pintan nada en la candidatura breve.
• —Un dispositivo o una cuenta de empresa para los chats con candidatos, no el móvil personal.
• —Pasa la información relevante a tu sistema de gestión de candidatos y no uses después el chat como archivo.
• —Define plazos de borrado: tras un descarte, en la práctica los datos de candidatos suelen borrarse a los pocos meses; quien vaya a quedarse más tiempo en tu bolsa de talento necesita dar su consentimiento.
• —Poder decir a los candidatos, si lo piden, qué datos tienes, y borrarlos si así lo desean.