Schneller beim Kandidaten als die Konkurrenz.

Für viele gewerbliche Stellen ist WhatsApp der kürzeste Weg zum Kandidaten: keine Bewerbungsmappe, kein Portal-Login, einfach eine Nachricht. Damit aus diesem Vorteil kein Chaos wird, brauchst du einen klaren Ablauf – vom ersten Kontakt bis zur Löschung der Daten.

Der erste Kontakt: Einwilligung und Erwartung

1. 01Kandidaten schreiben zuerst: Am saubersten ist es, wenn der Kandidat den Chat startet – etwa über eine Nummer oder einen Link in der Stellenanzeige („Jetzt per WhatsApp bewerben“). Kaltes Anschreiben von Nummern, die du nicht für diesen Zweck bekommen hast, ist rechtlich heikel.
2. 02Sofort bestätigen: Eine kurze automatische Begrüßung in WhatsApp Business zeigt, dass die Bewerbung angekommen ist, und erklärt die nächsten Schritte.
3. 03Auf Datenschutz hinweisen: Verlinke in der ersten Nachricht deine Datenschutzhinweise für Bewerber – wer verarbeitet die Daten, wofür, wie lange.
4. 04Die Fragen gleich mitschicken: Statt vieler Rückfragen bekommt der Kandidat die Kurzbewerbung unten und kann alles in einer Sprachnachricht beantworten.

Die Kurzbewerbung per WhatsApp

Sieben Fragen reichen für die erste Einschätzung bei den meisten gewerblichen Stellen. Hinterlege den Text als Schnellantwort in WhatsApp Business und passe ihn pro Stelle an – zum Beispiel um „Staplerschein?“ oder „Gesundheitszeugnis?“:

Danke für dein Interesse an der Stelle als [Stelle] in [Ort]!

Damit wir uns schnell melden können, beantworte bitte kurz diese Fragen – am einfachsten als Sprachnachricht:

1. Wie heißt du?
2. Wo wohnst du? (Ort oder PLZ)
3. Hast du einen Führerschein? Welche Klasse? Weitere Scheine (z. B. Stapler)?
4. Welche Erfahrung hast du in dem Bereich?
5. Ab wann kannst du anfangen?
6. Bist du bereit, im Schichtdienst zu arbeiten? (Früh / Spät / Nacht / Wochenende)
7. Was ist deine Gehaltsvorstellung?

Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden.
Infos zum Datenschutz: [Link]

Wie schnell du antworten solltest

So schnell wie möglich – idealerweise noch am selben Tag. Gewerbliche Kandidaten warten selten tagelang auf eine Rückmeldung, sondern nehmen die nächste passende Stelle. Ein realistisches Ziel: Jede Bewerbung bekommt innerhalb weniger Stunden eine erste persönliche Antwort, passende Kandidaten einen Anruf oder Terminvorschlag. Was dich dabei bremst, ist selten die Entscheidung, sondern das Sichten.

Vom Chat zum Arbeitsvertrag: der Ablauf in vier Schritten

1. 01Sichten: Kurzbewerbung lesen oder anhören und in drei Gruppen sortieren – passt, passt vielleicht, passt nicht.
2. 02Übertragen: Die wichtigsten Angaben ins Bewerbermanagement oder die Kandidatenliste übernehmen, damit das ganze Team denselben Stand hat.
3. 03Rückmelden: Passende Kandidaten anrufen oder einen Termin vorschlagen, „vielleicht“ mit einer Rückfrage klären, allen anderen kurz absagen.
4. 04Nachfassen: Wer nach einem Tag nicht reagiert, bekommt eine freundliche Erinnerung – viele Kandidaten antworten erst nach der Schicht.

Schreib kurz und einfach. Viele gewerbliche Kandidaten lesen deine Nachrichten auf dem Handy zwischen zwei Aufgaben, manche sprechen Deutsch als Zweitsprache. Kurze Sätze, ein klares „Was passiert als Nächstes?“ und der Hinweis, dass Sprachnachrichten willkommen sind, senken die Hürde spürbar.

Datenschutz: Kandidatendaten und Löschfristen

Bewerberdaten sind personenbezogene Daten, und die DSGVO gilt auch im Chat. Ein paar Grundsätze, die sich bewährt haben:

• —Nur fragen, was du für die Stelle brauchst – Fragen nach Religion, Gesundheit oder Familienplanung gehören nicht in die Kurzbewerbung.
• —Ein Firmengerät oder Firmenkonto für Bewerberchats, nicht das private Handy.
• —Relevante Infos ins Bewerbermanagement übertragen und den Chat danach nicht als Ablage nutzen.
• —Löschfristen festlegen: Nach einer Absage werden Bewerberdaten in der Praxis meist nach einigen Monaten gelöscht; wer länger im Talentpool bleiben soll, braucht seine Einwilligung.
• —Kandidaten auf Nachfrage sagen können, welche Daten du hast – und sie auf Wunsch löschen.