Rückfrage von der Baustelle
ZUSAMMENFASSUNG
Fliesen reichen nicht, es fehlen ca. 4 m². Gleiche Charge beim Händler bestellen? Bis Donnerstag Restarbeiten im Flur.
DER ALLTAG IM BETRIEB
Das Handwerk ist voll. Das Büro auch.
Die Auftragsbücher sind gut gefüllt, Fachkräfte fehlen – und die Organisation bleibt beim Chef hängen.
Angebote bleiben liegen
Wer erst nach einer Woche antwortet, verliert den Auftrag an den Betrieb, der schneller war. Dabei fehlt nicht das Know-how, sondern die Zeit am Schreibtisch.
Infos kommen auf allen Kanälen
Anrufe, Mails, WhatsApp, Zettel im Transporter: Was der Kunde wann gesagt hat, steckt irgendwo – und am Ende im Kopf des Meisters.
Der Abend gehört dem Büro
Rückfragen der Gesellen, Materiallisten, Terminänderungen: Was tagsüber reinkommt, wird abends abgearbeitet. Jeden Abend.
RATGEBER
Kundenanfragen per WhatsApp im Handwerk organisieren
Stand:
WhatsApp ist im Handwerk längst Alltag: Kunden schicken Fotos vom Schaden, Gesellen melden sich von der Baustelle, Lieferanten bestätigen Termine. Das ist schnell und bequem – wird aber schnell unübersichtlich. Mit ein paar Regeln behältst du den Überblick.
Fünf Regeln, die sich bewährt haben
- 01Eine Nummer für Kunden: Trenne Firmen- und Privatnummer, zum Beispiel mit WhatsApp Business auf dem Betriebshandy.
- 02Feste Antwortzeiten: Sag Kunden, wann sie mit einer Antwort rechnen können – und halte dich dran. Eine Abwesenheitsnachricht hilft am Wochenende.
- 03Pro Auftrag ein Chat: Fotos, Maße und Absprachen bleiben beim Kunden, nicht in der Familiengruppe.
- 04Wichtiges schriftlich bestätigen: Termine, Preise und Zusatzarbeiten kurz als Text bestätigen. Das vermeidet Streit bei der Abrechnung.
- 05Infos sofort übertragen: Was ins Angebot oder in die Auftragsmappe gehört, gleich übernehmen, nicht erst am Freitagabend.
Was in eine vollständige Anfrage gehört
Viele Rückfragen entstehen, weil die erste Nachricht unvollständig ist. Diese Vorlage kannst du Kunden als Antwort auf die erste Anfrage schicken oder als Schnellantwort in WhatsApp Business hinterlegen:
Danke für Ihre Anfrage! Damit wir schnell ein Angebot machen können, schicken Sie uns bitte: 1. Was soll gemacht werden? (gern mit Fotos) 2. Adresse des Objekts 3. Ungefähre Maße oder Menge 4. Wann passt es Ihnen? (Wochentage, Uhrzeit) 5. Ihre Telefonnummer für Rückfragen Gern auch als Sprachnachricht.
WhatsApp und Datenschutz im Betrieb
Nutzt du WhatsApp beruflich, greift die DSGVO. Kritisch ist vor allem der Abgleich des Adressbuchs: Die App liest die Kontakte auf dem Handy aus. Auf dem Betriebshandy sollten deshalb nur Kontakte liegen, die dem zugestimmt haben – oder du nutzt WhatsApp Business mit eingeschränktem Kontaktzugriff. Lass im Zweifel deinen Datenschutzbeauftragten oder die Handwerkskammer draufschauen.
SO HILFT SUMMARIZE.ONE
Sprachnachricht rein, Stichpunkte raus.
Leite eine Sprachnachricht an den Summarize.One-Bot weiter und lies in Sekunden, worum es geht. Oder sprich selbst eine Notiz ein – nach dem Aufmaß, im Transporter.
Aufmaß einsprechen statt mitschreiben
ZUSAMMENFASSUNG
Küche 3,20 × 2,85 m, Wasseranschluss versetzen, Steckdosen über Arbeitsplatte: 4. Kunde wünscht Angebot in zwei Varianten.
Terminänderung zwischendurch
ZUSAMMENFASSUNG
Termin Mittwoch geht nicht, Freitag ab 8 Uhr möglich. Schlüssel liegt bei der Nachbarin, EG links.
SO GEHT’S
In 1 Minute eingerichtet.
- 01
Schreib „Hallo“ an den Bot
Ein Tipp genügt – der Chat öffnet sich mit fertiger Nachricht.
In WhatsApp öffnen oder +49 176 88215976 - 02
Sprachnachricht weiterleiten
Oder direkt im Chat ein Memo einsprechen.
- 03
Zusammenfassung lesen
In Sekunden – kurz, mittel oder als Stichpunkte.
Summarize.One
online
Hallo 👋
Hi! Leite mir eine Sprachnachricht weiter – ich fasse sie zusammen.
↪ WEITERGELEITET · LISA
2:47
ZUSAMMENFASSUNG · 12 SEK
Lisa verschiebt das Abendessen auf Freitag, 19 Uhr. Du sollst den Wein mitbringen.
KEINE NEUE SOFTWARE
Kein Rollout. Keine Schulung. Läuft ab morgen.
Spezial-Software scheitert selten an Funktionen, sondern daran, dass das Team sie nicht nutzt. Summarize.One läuft dort, wo alle schon sind: in WhatsApp.
Keine App installieren
Jeder im Team hat WhatsApp schon. Ein „Hallo“ an den Bot genügt – ohne Konto, ohne Passwort.
Nichts umstellen
Eure Abläufe und eure Software bleiben, wie sie sind. Summarize.One sorgt nur dafür, dass Infos aus WhatsApp schneller ankommen.
Nichts erklären
Wer eine Sprachnachricht weiterleiten kann, kann Summarize.One nutzen. Kurz, mittel oder als Stichpunkte – auf Wunsch Wort für Wort.
DSGVO
EU-SERVER
KEINE CHAT-SPEICHERUNG
Datenschutz hat oberste Priorität.
Sprachnachrichten und Zusammenfassungen speichern wir nie – sie werden nur verarbeitet und direkt danach gelöscht. Inhalte werten wir nicht aus. Die Kommunikation ist verschlüsselt, und was für den Service nötig ist, wird auf Servern in der EU gespeichert.
WhatsApp im Unternehmen
Summarize.One speichert nichts – ob WhatsApp für eure Inhalte der richtige Kanal ist, entscheidet trotzdem euer Unternehmen. Was dabei zu beachten ist, steht in unserem Leitfaden.
Leitfaden: WhatsApp & DSGVO →PREISE
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Ja, wenn du die DSGVO beachtest. Wichtig sind vor allem der Kontaktabgleich, eine Trennung von privat und beruflich und klare Regeln im Team. Summarize.One selbst speichert keine Sprachnachrichten und Zusammenfassungen; für Firmen gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Für Kundenkontakt empfehlen wir WhatsApp Business: Du bekommst ein Firmenprofil, Abwesenheitsnachrichten und Schnellantworten. Summarize.One funktioniert mit beiden – du leitest die Sprachnachricht einfach an den Bot weiter.
Nein. Jeder schreibt „Hallo“ an den Bot und kann sofort Sprachnachrichten weiterleiten. Es gibt keine Schulung und keine Umstellung.
Nein. Für Angebote, Rechnungen und Zeiterfassung brauchst du weiter deine Software. Summarize.One sorgt dafür, dass die Infos aus WhatsApp schneller dort ankommen.
Business kostet 24,99 € pro Person und Monat oder 249 € im Jahr, inklusive Mehrwertsteuer – mit unbegrenzten Antworten, Rechnung und AV-Vertrag. Zum Testen bekommt jede Person 5 Credits gratis.
Nein. Sprachnachrichten und Zusammenfassungen werden nur verarbeitet und direkt danach gelöscht. Inhalte werten wir nicht aus. Was für den Service nötig ist, liegt auf Servern in der EU.
Ja. Mit dem Business-Tarif schließen wir einen AVV nach Art. 28 DSGVO ab. Schreib uns dafür an [email protected].
Noch nicht direkt – daran arbeiten wir. Sprachnachrichten aus Gruppen kannst du aber jederzeit einzeln an den Bot weiterleiten.
Jede Person schreibt „Hallo“ an den Bot und kann sofort loslegen. Für Business mit Rechnung schreibst du uns, wie viele Personen ihr seid – den Rest klären wir per Mail.
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