Ziyaret raporu hazır, bir sonraki randevu başlamadan.

Ziyaret raporu, müşteri randevusunda neyin konuşulduğunu ve işin nasıl devam edeceğini kaydeder. Teklifler, satış yönetiminin satış hunisi ve müşteriyi ileride devralacak her meslektaş için temeldir. İyi ziyaret raporları kısa ve somuttur, her zaman bir sonraki adımla biter.

Bir ziyaret raporunda neler olmalı?

• —Müşteri, muhatap kişiler ve rolleri (karar verici, satın alma, kullanıcı)
• —Tarih, randevu türü (ilk ziyaret, takip randevusu, şikâyet) ve sebebi
• —Konuşulan konular ve ürünler
• —Belirtildiyse ihtiyaç, miktarlar, bütçe ve zaman çerçevesi
• —İtirazlar ve rekabet: aleyhte olan ne, oyunda başka kim var
• —Hava ve fırsat değerlendirmesi
• —Tarih ve sorumlusuyla birlikte kararlaştırılan sonraki adım

ZİYARET RAPORU

Müşteri: …
Muhatap / Rolü: …
Tarih: …   Tür: ☐ İlk ziyaret  ☐ Takip randevusu  ☐ Şikâyet  ☐ Diğer
Ziyaretin sebebi: …

Konuşulan konular / ürünler:
– …

İhtiyaç (miktar, bütçe, zaman çerçevesi):
– …

İtirazlar / rekabet:
– …

Fırsat: ☐ yüksek  ☐ orta  ☐ düşük
Tek cümlelik değerlendirme: …

Sonraki adım:
– Ne: …
– Kim: …
– Ne zamana kadar: …

Dahili notlar (ör. satış destek, teknik ekip için): …

Zayıf ve iyi rapor karşılaştırması

Fark nadiren uzunlukta, asıl olarak başka birinin raporla çalışmaya devam edip edemeyeceğindedir. Aynı randevudan bir örnek:

İyi rapor, satış destek ve satış yönetiminin aksi halde soracağı soruları cevaplar: Kim karar veriyor? Fırsat ne kadar büyük? Sırada ne var? Ayrıca bir sonraki randevuda yeniden açılabilecek konuları da kaydeder.

Saha temsilcilerini rapor yazmaya nasıl ikna edersin?

Eksik ziyaret raporları nadiren isteksizlikten kaynaklanır. Bu bir zaman sorunudur: Rapor, bir sonraki randevuyla, trafikle ve iş çıkışıyla yarışır. Daha fazla kontrol burada pek işe yaramaz. İşe yarayan, daha kısa bir yoldur.

1. 01Akşam değil, hemen: Rapor için en iyi an, randevudan hemen sonra arabadır. Ayrıntılar ve satır araları o zaman hâlâ tazedir.
2. 02Yazmak yerine konuşmak: Bir sesli not iki dakika sürer ve dizüstü gerektirmez. Ardından yola çıkabilirsin.
3. 03Az sayıda zorunlu alan: müşteri, ana mesaj, sonraki adım. Gerisi artıdır, zorunlu değil.
4. 04Raporları sadece toplama, kullan: Satış yönetimi toplantılarda raporlara değinir ve satış destek onlarla teklif hazırlarsa, ekip emeğin karşılığını aldığını görür.
5. 05Şablon akılda: Hep aynı sırayla konuşan kâğıda ihtiyaç duymaz. Yukarıdaki şablon, kayıt yaparken hafıza desteği olarak da işe yarar.

Rapor CRM’e nasıl girer?

Birçok CRM sisteminin dikte özellikli kendi uygulamaları var. Pratikte yolda yine de çoğu zaman kullanılmazlar: çok fazla alan, giriş yapma, zayıf çekim. Pragmatik yol iki adımlıdır. Önce raporu sesli kaydet ve düzenli maddeler halinde geri al, sonra sakin bir anda maddeleri CRM’e kopyala – otelde, kahve molasında ya da ertesi sabah. Metin zaten hazır olduğu için bu on dakika yerine bir dakika sürer.

Önemli olan raporun telefonda kalmaması. Ekipte basit bir kural koyun, örneğin: Haftanın tüm ziyaret raporları cuma öğlene kadar CRM’de olur. Maddeler zaten hazır olduğu için bu artık bir akşam projesi değil, on beş dakikalık kopyala-yapıştır. Müşteriyi ileride devralan da bir sonraki görüşme için ihtiyacı olan her şeyi orada bulur.