Sesli Mesaj Özetleme Sanatında Ustalaşmak

Özet, mesajın kısaltılmış hali değildir. Mesajın not alacağın kısmıdır. Gerisi – ısınma turları, sapmalar, “neyse, nerede kalmıştım” – gidebilir. Zor olan, hangisinin hangisi olduğunu bilmek.

İyi bir özet neyi tutar

Tek bir soru sor: Bu mesajdan sonra neyi bilmem ya da yapmam gerekiyor? Cevap neredeyse her zaman şunlardan biridir:

• Kararlar – ne kararlaştırıldı, değişti ya da iptal edildi.
• Saatler ve tarihler – ne zaman, ne zamana kadar.
• Yerler – nerede, hangi oda, online mı yüz yüze mi.
• Talepler – biri senden ne istiyor ve ne zamana kadar.
• İsimler ve sayılar – kimler dahil, ne kadar, kaç tane.

Bir cümlede bunların hiçbiri yoksa muhtemelen özete ait değildir.

Neyi atar

• Dolgu kelimeler – “şey, ııı”, “hani”, “yani aslında”.
• Isınma – “Selam, umarım iyisindir, kusura bakma, biliyorum yoğunsun …”
• Sapmalar – trafik, başka biri hakkında araya giren yorum.
• Tekrarlar – insanlar konuşurken önemli kısmı iki kez söyler. Yazıda bir kez yeter.
• Sesli düşünme – “belki pazartesi, yok, dur, salı daha iyi” “salı” olur.

Ama atmak çarpıtmak değildir. Mesajda bir şey belirsizse, belirsiz kalır. “Muhtemelen salı”, “salı” olmaz.

Önce ve sonra

Bir iş arkadaşından sesli mesaj, 1 dakika 52 saniye:

“Selam, ben Emre. Kusura bakma, arabadayım, biraz gürültülü olabilir. Şey, müşteri sunumu hakkında – Ayşe’yle az önce konuştum, ve, işte, uzun hikâye, yönetim kurulu toplantıları kaymış, o yüzden slaytları daha erken görmek istiyorlar. Cuma değil perşembe. Perşembe sabahı, 10 gibi, yani çarşamba akşamına hazır olması lazım. Ha, bir de ikinci çeyrek rakamlarını ekleyebilir miyiz diye sordu – satış rakamları, pazarlama değil. Tasarımı ben yaparım, ama rakamları sen çekebilir misin? Nerede olduklarını biliyorsun. Neyse, olmazsa ara beni. Ha, bir de artık online, onların ofisinde değil. Tamam, görüşürüz.”

Özet:

Müşteri sunumu cumadan perşembeye alındı, saat 10.00, online. Slaytlar çarşamba akşamına hazır olmalı. Ayşe 2. çeyrek satış rakamlarının eklenmesini istiyor. Tasarımı Emre yapıyor – rakamları sen çekiyorsun. Olmazsa onu ara.

Her karar, saat, yer ve talep hâlâ orada. Araba, uzun hikâye ve “neyse” gitti. Ve gerçekten senin işin olan tek şeyi gözden kaçırmak imkânsız – Emre bunu iki başka konunun arasında, yarı yolda söylemiş olsa bile.

Neden kendin yapması zor

Bir sesli mesajı elle özetlemek için önce hepsini dinlemen gerekir – ki tam da kaçınmak istediğin şey buydu. Ve sözlü mesajlarda önemli kısım çoğu zaman en sona, bir “ha, bir de …” olarak gelir. Sese göz gezdirip onu bulamazsın.

Bırak bot yapsın

Summarize.One’ın işi tam olarak bu. WhatsApp’ta bota “Merhaba” de, sesli mesajı ilet, özet saniyeler içinde sohbete düşsün. Formatı sen seçersin – kısa, orta ya da madde madde – ve her kelimeye ihtiyacın varsa ayarlardan tam transkripti açabilirsin. İletilen uzun metinlerle de çalışır, 100’den fazla dilde.

Sonuç

İyi bir özet, harekete geçmen gerekenleri tutar ve sadece katlanmak zorunda kaldıklarını atar. Özet yazmayı öğrenebilirsin – ya da mesajı iletip sonucu okuyabilirsin.