WhatsApp au cabinet : ce qui est possible – et ce qui ne l’est pas.

Pour communiquer avec ou au sujet des patients : les autorités de protection des données le déconseillent fortement, et une violation de données peut entraîner des sanctions et des demandes de dommages et intérêts. Pour l’organisation interne sans aucun lien avec les patients, c’est différent – mais là aussi, il faut des règles claires.

Secret médical : même le nom est protégé

Dans la plupart des pays, le secret médical est protégé par la loi et s’applique aussi à toute l’équipe du cabinet. Il ne protège pas seulement les diagnostics et les résultats, mais déjà le simple fait que quelqu’un soit patient de ton cabinet. Un « M. K. a appelé, il rappellera » sur une messagerie est donc déjà délicat. Pour WhatsApp, ça veut dire : aucun contenu lié aux patients, pas même les noms. Les règles exactes de ton pays, ton ordre professionnel te les précise.

Les données de santé selon l’art. 9 du RGPD

En plus, les données de santé font partie des catégories de données particulièrement protégées selon l’art. 9 du RGPD. Une messagerie grand public qui synchronise les carnets d’adresses, tourne sur des téléphones privés et peut sauvegarder les chats dans le cloud n’offre pas le contrôle dont un cabinet a besoin pour ces données – indépendamment du chiffrement des messages.

Les alternatives pour communiquer avec les patients et les confrères

• —Messagerie de santé sécurisée : beaucoup de systèmes de santé proposent une messagerie certifiée pour les échanges entre professionnels – cabinets, services de soins, pharmacies. L’éditeur de ton logiciel de cabinet ou les autorités de santé de ton pays peuvent te dire quelles solutions s’appliquent à toi.
• —Messagerie e-mail sécurisée de santé : là où elle existe, c’est le canal prévu pour les courriers médicaux et les échanges avec les autres professionnels de santé.
• —Pour les patients : prise de rendez-vous en ligne, demandes d’ordonnances et questions via des solutions de cabinet prévues pour cela et conformes à la protection des données, plutôt que par messagerie privée.

Chats d’équipe internes

Pour se coordonner, beaucoup de cabinets utilisent leur propre messagerie d’équipe, installée sur des appareils du cabinet et gérée par celui-ci. Si vous utilisez quand même WhatsApp pour la pure organisation – planning, livraisons, maintenances –, tenez la règle sans exception : aucun lien avec les patients, pas de noms, pas de photos de la salle de soins.

En un coup d’œil

Modèle : règle pour le chat du cabinet

Vous pouvez mettre cette courte règle dans la description de votre groupe d’équipe ou l’afficher en salle de pause :

Ce chat sert uniquement à l’organisation du cabinet :
planning, remplacements, livraisons, maintenance, réunions d’équipe.

Jamais ici :
– noms de patients
– résultats, diagnostics, traitements
– photos du cabinet montrant des patients ou des documents

Tout ce qui concerne les patients passe par [logiciel de cabinet / messagerie de santé sécurisée / téléphone].
Questions à : [nom]