Ton compte rendu de visite est prêt avant le rendez-vous suivant.

Un compte rendu de visite note ce qui a été discuté lors du rendez-vous client et la suite prévue. C’est la base des devis, du pipeline de la direction commerciale et du travail de tout collègue qui reprendra le client plus tard. Un bon compte rendu est court, concret et se termine toujours par une prochaine étape.

Que doit contenir un compte rendu de visite ?

• —Client, interlocuteurs et leur rôle (décideur, achats, utilisateur)
• —Date, type de rendez-vous (première visite, suivi, réclamation) et motif
• —Sujets et produits abordés
• —Besoin, quantités, budget et calendrier, s’ils ont été mentionnés
• —Objections et concurrence : ce qui freine, qui d’autre est sur le coup
• —Ambiance et estimation des chances
• —Prochaine étape convenue, avec échéance et responsable

COMPTE RENDU DE VISITE

Client : …
Interlocuteur / rôle : …
Date : …   Type : ☐ Première visite  ☐ Suivi  ☐ Réclamation  ☐ Autre
Motif de la visite : …

Sujets / produits abordés :
– …

Besoin (quantité, budget, calendrier) :
– …

Objections / concurrence :
– …

Chances : ☐ élevées  ☐ moyennes  ☐ faibles
Avis en une phrase : …

Prochaine étape :
– Quoi : …
– Qui : …
– Pour quand : …

Remarques internes (p. ex. pour l’ADV, la technique) : …

Un compte rendu faible et un bon, côte à côte

La différence tient rarement à la longueur, mais au fait que quelqu’un d’autre puisse travailler avec. Exemple pour le même rendez-vous :

Le bon compte rendu répond aux questions que l’ADV et la direction commerciale poseraient sinon : qui décide ? Quelles sont les chances ? Que se passe-t-il ensuite ? Et il garde une trace de ce qu’on pourra reprendre au prochain rendez-vous.

Comment amener les commerciaux à faire leurs comptes rendus

Les comptes rendus manquants ne viennent que rarement d’un manque de volonté. C’est une question de temps : le compte rendu est en concurrence avec le prochain rendez-vous, les bouchons et la fin de journée. Plus de contrôle n’y change pas grand-chose. Ce qui aide, c’est un chemin plus court.

1. 01Tout de suite plutôt que le soir : le meilleur moment, c’est dans la voiture juste après le rendez-vous. Les détails et les nuances sont encore frais.
2. 02Parler plutôt que taper : une note vocale prend deux minutes et ne demande pas d’ordinateur. Ensuite, on peut repartir.
3. 03Peu de champs obligatoires : client, message clé, prochaine étape. Le reste est un plus, pas une obligation.
4. 04Exploiter les comptes rendus, pas seulement les collecter : quand la direction commerciale s’y réfère en réunion et que l’ADV s’en sert pour les devis, l’équipe voit que l’effort paie.
5. 05Le modèle en tête : qui parle toujours dans le même ordre n’a pas besoin de pense-bête. Le modèle ci-dessus sert aussi d’aide-mémoire pour dicter.

Comment le compte rendu arrive-t-il dans le CRM ?

Beaucoup de CRM ont leur propre appli avec dictée. En pratique, elle n’est pourtant souvent pas utilisée en déplacement : trop de champs, connexion, mauvais réseau. La voie pragmatique se fait en deux temps. D’abord dicter le compte rendu et le récupérer en puces structurées, puis copier ces puces dans le CRM à un moment calme – à l’hôtel, au café ou le lendemain matin. Ça prend une minute au lieu de dix, puisque le texte est déjà prêt.

L’important, c’est que le compte rendu ne reste pas bloqué dans le téléphone. Fixez une règle simple dans l’équipe, par exemple : tous les comptes rendus de la semaine sont dans le CRM le vendredi midi. Comme les puces sont déjà prêtes, ce n’est plus une corvée du soir, mais un quart d’heure de copier-coller. Et qui reprend le client plus tard y trouve tout ce qu’il faut pour le prochain échange.