Быстрее у кандидата, чем конкуренты.

Для многих рабочих вакансий WhatsApp – кратчайший путь к кандидату: без резюме, без входа на портал, просто сообщение. Чтобы это преимущество не обернулось хаосом, нужен чёткий процесс – от первого контакта до удаления данных.

Первый контакт: согласие и ожидания

1. 01Кандидат пишет первым: чище всего, когда чат начинает сам кандидат – например, через номер или ссылку в вакансии («Откликнуться в WhatsApp»). Писать на номера, полученные не для этой цели, юридически рискованно.
2. 02Сразу подтверждать: короткое автоматическое приветствие в WhatsApp Business показывает, что отклик получен, и объясняет следующие шаги.
3. 03Сообщить о защите данных: в первом сообщении дай ссылку на свою политику обработки данных кандидатов – кто обрабатывает данные, зачем и как долго.
4. 04Сразу отправить вопросы: вместо множества уточнений кандидат получает короткую анкету ниже и может ответить на всё одним голосовым.

Короткая анкета в WhatsApp

Для первой оценки по большинству рабочих вакансий хватает семи вопросов. Сохрани текст как быстрый ответ в WhatsApp Business и адаптируй под каждую вакансию – например, добавь «Допуск к погрузчику?» или «Медкнижка?»:

Спасибо за интерес к вакансии [должность] в [город]!

Чтобы мы могли быстро связаться с тобой, ответь, пожалуйста, коротко на эти вопросы – проще всего голосовым:

1. Как тебя зовут?
2. Где ты живёшь? (город или район)
3. Есть ли водительские права? Какая категория? Другие допуски (например, погрузчик)?
4. Какой у тебя опыт в этой сфере?
5. С какого числа можешь начать?
6. Готов работать посменно? (утро / вечер / ночь / выходные)
7. Какие у тебя ожидания по зарплате?

Мы ответим в течение 24 часов.
О защите данных: [ссылка]

Как быстро нужно отвечать

Как можно быстрее – в идеале в тот же день. Рабочие кандидаты редко ждут ответа днями, они берут следующую подходящую вакансию. Реалистичная цель: каждый отклик получает первый личный ответ в течение нескольких часов, подходящие кандидаты – звонок или предложение встречи. Тормозит при этом редко само решение, а чаще разбор откликов.

От чата до трудового договора: процесс в четыре шага

1. 01Разобрать: прочитать или прослушать анкету и рассортировать на три группы – подходит, возможно, не подходит.
2. 02Перенести: главные данные внести в систему учёта кандидатов или таблицу, чтобы у всей команды была одна картина.
3. 03Ответить: подходящим позвонить или предложить встречу, «возможно» – уточнить одним вопросом, остальным коротко отказать.
4. 04Напомнить: кто не ответил за сутки, получает вежливое напоминание – многие кандидаты отвечают только после смены.

Пиши коротко и просто. Многие рабочие кандидаты читают твои сообщения на телефоне между делами, для некоторых язык вакансии не родной. Короткие предложения, понятное «Что дальше?» и пометка, что голосовые приветствуются, заметно снижают порог.

Защита данных: данные кандидатов и сроки удаления

Данные кандидатов – персональные данные, и GDPR действует и в чате. Несколько принципов, которые себя оправдали:

• —Спрашивать только то, что нужно для вакансии – вопросам о религии, здоровье или планах на семью не место в анкете.
• —Рабочее устройство или рабочий аккаунт для чатов с кандидатами, а не личный телефон.
• —Важную информацию переносить в систему учёта кандидатов и не использовать чат как архив.
• —Определить сроки удаления: после отказа данные кандидатов на практике обычно удаляют через несколько месяцев; кто должен остаться в кадровом резерве дольше, должен дать на это согласие.
• —По запросу сообщать кандидату, какие данные о нём есть, – и удалять их по его желанию.