Отчёт о визите готов ещё до следующей встречи.

Отчёт о визите фиксирует, что обсуждалось на встрече с клиентом и что будет дальше. Это основа для коммерческих предложений, для воронки руководителя продаж и для любого коллеги, который позже возьмёт клиента. Хорошие отчёты о визитах короткие, конкретные и всегда заканчиваются следующим шагом.

Что должно быть в отчёте о визите?

• —Клиент, контактные лица и их роль (принимает решение, закупки, пользователь)
• —Дата, тип встречи (первый визит, повторная встреча, рекламация) и повод
• —Обсуждённые темы и продукты
• —Потребность, объёмы, бюджет и сроки, если названы
• —Возражения и конкуренты: что мешает, кто ещё в игре
• —Настроение и оценка шансов
• —Согласованный следующий шаг со сроком и ответственным

ОТЧЁТ О ВИЗИТЕ

Клиент: …
Контактное лицо / роль: …
Дата: …   Тип: ☐ Первый визит  ☐ Повторная встреча  ☐ Рекламация  ☐ Другое
Повод визита: …

Обсуждённые темы / продукты:
– …

Потребность (объём, бюджет, сроки):
– …

Возражения / конкуренты:
– …

Шансы: ☐ высокие  ☐ средние  ☐ низкие
Оценка одним предложением: …

Следующий шаг:
– Что: …
– Кто: …
– До какого числа: …

Внутренние заметки (например, для офиса продаж, техотдела): …

Слабый и хороший отчёт в сравнении

Разница редко в длине – она в том, сможет ли кто-то другой работать с отчётом дальше. Пример с одной и той же встречи:

Хороший отчёт отвечает на вопросы, которые иначе задали бы офис продаж и руководитель: кто принимает решение? Каковы шансы? Что дальше? И фиксирует то, к чему можно вернуться на следующей встрече.

Как заставить выездных менеджеров писать отчёты

Отсутствие отчётов о визитах редко означает нежелание. Это проблема времени: отчёт конкурирует со следующей встречей, пробками и концом рабочего дня. Больше контроля тут мало помогает. Помогает более короткий путь.

1. 01Сразу, а не вечером: лучший момент для отчёта – в машине сразу после встречи. Детали и нюансы ещё свежи.
2. 02Говорить, а не печатать: голосовая заметка занимает две минуты и не требует ноутбука. После этого можно ехать.
3. 03Мало обязательных полей: клиент, главное, следующий шаг. Всё остальное – плюс, а не обязанность.
4. 04Использовать отчёты, а не только собирать: когда руководитель продаж опирается на отчёты на встречах, а офис пишет по ним КП, команда видит, что усилия окупаются.
5. 05Шаблон в голове: кто всегда говорит в одном порядке, тому не нужна шпаргалка. Шаблон выше подходит и как подсказка при диктовке.

Как отчёт попадает в CRM?

У многих CRM есть свои приложения с функцией диктовки. На практике в дороге ими всё равно часто не пользуются: слишком много полей, логин, плохая связь. Прагматичный путь – в два шага. Сначала надиктовать отчёт и получить его структурированным списком, потом в спокойный момент скопировать список в CRM – в гостинице, за кофе или на следующее утро. Это занимает минуту вместо десяти, потому что текст уже готов.

Важно, чтобы отчёт не застрял в телефоне. Договоритесь в команде о простом правиле, например: все отчёты о визитах за неделю должны быть в CRM к пятнице, к обеду. Поскольку списки уже готовы, это больше не вечерний проект, а четверть часа копирования. А тот, кто позже возьмёт клиента, найдёт там всё, что нужно для следующего разговора.