حافظ على الصورة الكاملة، حتى لو كان 30 سائقًا على الطريق في وقت واحد.

في كثير من شركات الشحن والتوصيل يجري التواصل مع السائقين عبر واتساب منذ زمن – لا لأن أحدًا قرّر ذلك، بل لأن الجميع يملكه على هاتفه. هذا سريع، لكنه يصبح فوضويًا عندما يكون 20 أو 30 سائقًا على الطريق في وقت واحد. ببعض القواعد الواضحة تتحول الفوضى إلى تدفق موثوق لمعلومات الحالة.

ست قواعد للتواصل مع السائقين

1. 01قناة ثابتة: كل رسائل الحالة تذهب إلى رقم واحد – رقم قسم التوزيع، لا الهاتف الشخصي للموزّع. هكذا لا يضيع شيء عندما ينتهي دوام أحدهم أو يمرض.
2. 02صيغة ثابتة: كل رسالة تبدأ برقم الرحلة والمحطة. فيعرف قسم التوزيع فورًا عمّ يدور الأمر، حتى لو قرأ الرسالة لاحقًا.
3. 03أبلغ عندما يتغير شيء: ليست كل محطة بحاجة إلى رسالة. المهم هو الانحرافات – تأخير، رصيف مشغول، عميل غير موجود، ضرر، شكوى.
4. 04اتصل بدل أن تكتب في الحالات العاجلة: حادث، عطل، مشكلة في مواد خطرة، أو قرار يجب أن يُتخذ فورًا – هذه للهاتف. الرسالة لكل ما يمكن أن ينتظر بضع دقائق.
5. 05فقط أثناء التوقف: تُرسل الرسائل عند رصيف التحميل أو عند العميل أو في الموقف – أبدًا أثناء القيادة (التفاصيل أدناه).
6. 06تأكيد قصير: يرد قسم التوزيع بـ«تمام» قصيرة أو بتعليمات. فيعرف السائق أن رسالته وصلت ولا يحتاج إلى السؤال مجددًا.

نموذج: رسالة حالة للسائقين

علّق هذا النموذج في غرفة السائقين، أو أعطه للسائقين الجدد في يومهم الأول، أو أرسله كرسالة للجميع. يعمل مكتوبًا كما يعمل منطوقًا – المهم فقط هو الترتيب:

الرحلة: (الرقم)
المحطة: (الرقم أو اسم العميل)
الحالة: انتهت / انتظار / مشكلة
الوصول المتوقع للمحطة التالية: (الساعة)
المشكلة: (عند الحاجة فقط – ما الذي يحدث، وماذا تحتاج من قسم التوزيع؟)

مثال: «الرحلة 14، المحطة 6 انتهت. رصيف 3 في المحطة 7 مشغول، أنتظر نحو 20 دقيقة. الوصول المتوقع للمحطة التالية 11:40.»

أرسل فقط عندما تكون المركبة متوقفة والمحرك مطفأ.

متى تتصل، ومتى تكتب؟

لا هاتف أثناء القيادة – ولا حتى لقسم التوزيع

في معظم الدول يُمنع حمل الهاتف أثناء القيادة، وهذا يشمل السائقين المحترفين أيضًا. أن تمسك الهاتف لتسجيل رسالة صوتية أو الاستماع إليها أثناء القيادة غير مسموح عادةً – ولا عند الإشارة أو في الزحمة. الأمان الحقيقي يبدأ عندما تتوقف المركبة ويُطفأ المحرك. وقد يواجه السائق، بحسب قوانين بلده، غرامات وعواقب على رخصة القيادة.

بصفتك موزّعًا، تساهم في ذلك بألّا تضغط على السائقين: لا تنتظر ردًا خلال ثوانٍ، ولا تتصل باستمرار، وأوضح للفريق أن رسالة من المحطة التالية مقبولة تمامًا. النموذج أعلاه مصمَّم عمدًا ليُنجز في رسالة صوتية قصيرة أثناء التوقف.

فرق سائقين متعددة اللغات

في كثير من أساطيل النقل يتحدث السائقون لغات أم مختلفة. والصيغة الثابتة برقم الرحلة والمحطة والساعة مفيدة هنا بشكل خاص: الأرقام والكلمات المفتاحية يفهمها الجميع، حتى لو تعثّر باقي الرسالة. دع السائقين يبلّغون باللغة التي يرتاحون بها – المهم أن تكون البنية صحيحة.

برنامج تتبّع الأساطيل أم تطبيق مراسلة؟

المنصات المتخصصة للتواصل مع السائقين تقدّم التتبع ونظام التذاكر والربط مع نظام إدارة النقل. ويستحق ذلك العناء إذا طبّقته بشكل كامل – مع تطبيق لكل سائق، وتدريب، ومقاولين من الباطن يلتزمون به. لهذا تبقى شركات كثيرة على واتساب، لأنه يعمل دون أي إطلاق. وعندها يجب على الأقل أن يسير وفق قواعد واضحة.